CASE STUDIES

RELAY Shuttle-Service und Buslogistik

Großer deutscher Frische-Discounter feierte mit 6.000 Mitarbeiter:innen seinen Jubiläumsgeburtstag. Wir unterstützen unsere Kollegen von RELAY bei der Shuttle- und Buslogistik bei einer Großveranstaltung.Zu einer Geburtstagsfeier möchte man in der Regel nicht zu spät kommen. Dies dachte sich auch der Gastgeber und stellte einen Shuttle-Transfer zur Verfügung, damit seine eingeladenen Mitarbeiter:innen nach einem produktiven Arbeitstag entspannt zu seinem Jubiläumsgeburtstag kommen konnten.

Zugehörigkeit:

Marketingmanufaktur

Zielsetzung

Fast 3.500 der insgesamt 6.000 Teilnehmer:innen haben im Vorfeld des Jubiläumsgeburtstags eines großen deutschen Frische-Discounters Interesse am Angebot des Shuttle-Transfers bekundet. Für diese Teilnehmenden galt es nun jeweils einen problemlosen Transfer von zwei unterschiedlichen Standorten zur Veranstaltungslocation und zurück zu garantieren. Zusätzlich sollte ein problemloser Check-in unterstützt werden und alle zu befahrenden Routen sollten nach behördlichen Vorgaben geplant werden.

Zeitraum

Juli 2023 bis zur Durchführung der Jubiläumsfeier Mitte September 2023.

Unser Beitrag

• Projektleitung
• Einholung, Sichtung und Bewertung von Angeboten
• Abgleich der Angebote mit dem Budgetplan
• Teilnahme an Organisationsmeetings
• Datenpflege
• Telefonisches Nachfassen
• Vorbereitungen des Crewbriefings
• Telefonische Abstimmungen mit Busunternehmen
• Erstellung einer ausführlichen Wege- und Halteplanung
• Vorbereitung und Versand des Fahrerbriefings
• Unterstützung bei der Durchführung vor Ort
• Rechnungsprüfung und Eventcontrolling im Rahmen der Nachbereitung

Ergebnis

45 verschiedene Busse übernahmen ca. 150 Fahrten. Dabei wurden insgesamt fast 3.500 Teilnehmer:innen entweder von zwei unterschiedlichen Standorten zur Veranstaltungslocation und zurück oder auf einer erstellten Parkplatz-Bahnhof-Veranstaltungslocation-Route transportiert.